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Pourquoi le choix du tampon encreur est-il important pour votre entreprise ?

Dans le monde du travail, même si l’informatique prend le dessus, le tampon encreur demeure l’un des outils les plus utiles au quotidien des employés,

Dans le monde du travail, même si l’informatique prend le dessus, le tampon encreur demeure l’un des outils les plus utiles au quotidien des employés, libéraux y compris. Son importance pour l’entreprise est capitale pour son bon fonctionnement. En plus de cela, il donne plus de visibilité et contribue à encrer l’image de la marque dans le conscient des clients. Pour utiliser le tampon encreur à son plein potentiel, il est nécessaire de choisir le bon format, les bonnes mentions ainsi que les bonnes couleurs. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur ce petit accessoire de bureau et ses grands points forts.

Qu’est-ce qu’un tampon encreur ?

Le tampon encreur est un outil qui sert à déposer une mention à l’encre sur un support vierge. Il s’agit majoritairement d’informations concernant une entreprise ou un travailleur libéral que l’utilisateur transpose sur un document préalablement imprimé ou rédigé à la main.

L’invention du tampon encreur remonte à la création du caoutchouc et des premières machines à impression automatique. Aujourd’hui, il existe de multiples modèles sur le marché de forme et de surface différentes.

La magie d’internet vous permet désormais de créer votre propre tampon encreur personnalisé en quelques clics. Cela ne prend pas plus de 2 minutes et c’est sur Otypo, le meilleur site de création de tampons encreurs en ligne.

Avec votre tampon encreur, vous pourrez identifier les documents de votre entreprise en économisant du temps et de l’argent.

Les types de tampons encreurs

Avant de commencer à rédiger les mentions obligatoires de votre tampon encreur, vous devez connaître les différents types qu’on trouve en entreprise.

Le tampon pour dater

Utile au quotidien, le tampon dateur permet de dater vos documents selon les besoins de votre entreprise. Son utilisation lors de l’envoi et la réception de courriers facilite grandement leur organisation.

Il est utile pour dater les factures et les bons de commande, ce qui permet de créer un historique fiable des dépenses et réduit le risque de payer deux fois les mêmes factures.

Tampon d’organisation

Retrouvé essentiellement dans les bureaux administratifs, il permet d’ajouter une mention simple à un document. Par exemple, vous pouvez utiliser un tampon encreur d’organisation pour imprimer d’un seul geste les mentions suivantes : Payé, Copie, Confidentiel, Reçu le, Validé, Rappel, Urgent, etc.

Il trouve toute son utilité dans la gestion du courrier, des demandes écrites ainsi que la classification des documents d’entreprise.

Tampon numéroteur

La gestion de documents de grande épaisseur demande souvent l’utilisation d’outils de numérotation. Pour vous faciliter la tâche avec ce type de dossiers, vous pouvez utiliser un tampon numéroteur. Ces modèles sont parfaits pour les travailleurs d’entreprise en quête d’organisation de documents à moindre coût.

Le tampon personnel

Les employés d’entreprise et les libéraux peuvent choisir ce format de tampon pour apporter des mentions les concernant (ou concernant l’entreprise) aux documents qu’ils souhaitent. Vous aussi, vous pouvez créer un tampon personnel en prenant bien soin d’y mentionner toutes les mentions que vos clients doivent connaître.

Quelles mentions inscrire sur un tampon ?

Selon le type d’entreprise dans laquelle vous travaillez, les mentions obligatoires qui doivent figurer sur un tampon encreur sont les suivantes :

Le nom de l’entreprise (ou du travailleur libéral) ; Le statut juridique de l’entreprise ; Le siège social ; Le numéro de TVA ; Le matricule SIRET ; Les informations pour contacter l’entreprise (téléphone, mail, etc.).

Juridiction des tampons encreurs

L’utilisation d’un tampon encreur en entreprise n’est soumise à aucune loi. De ce fait, tout professionnel est en mesure de créer, personnaliser et de commander un tampon encreur qui convient à ses besoins.

Les documents marqués par un tampon encreur n’ont aucune valeur auprès de la loi s’ils ne sont pas accompagnés de la signature de l’émetteur. Toutefois, il existe des tampons encreurs signature qui permettent de transposer les mentions et la signature du professionnel.

Le format pour votre tampon encreur

Selon les mentions que vous souhaitez ajouter à votre tampon encreur, vous avez le choix entre plusieurs tailles et formes. Celles qu’on retrouve le plus dans les entreprises sont :

Le tampon encreur rectangulaire : de loin le plus utilisé dans le monde du travail. Il sert essentiellement à transposer les mentions légales d’une entreprise ou les informations professionnelles d’un travailleur sur un document. Dans certains cas, il peut ne contenir qu’une simple mention, comme pour le tampon d’organisation. Le tampon rond : son utilité principale est d’authentifier les documents administratifs. Il peut contenir un logo en son centre ou la signature de l’émetteur. Le tampon ovale : version plus esthétique du tampon rectangulaire, il a exactement la même utilité que le premier. Une fois que vous avez choisi la forme de votre tampon encreur, vous devez choisir sa taille. Celle-ci dépend de vos besoins et de votre budget d’entreprise.